Käyttöehdot ja tietosuoja

• AI seuloo, ihminen päättää. Tekoäly ei tee palkkauspäätöksiä eikä hylkää hakemustasi automaattisesti.
• Haastattelupuhelut säilytetään enintään 30 vuorokautta, minkä jälkeen ne poistetaan.
• Data pysyy EU-alueella. Tietokanta ja tiedostot on tallennettu EU:n sisällä.
• Sinulla on oikeus nähdä, oikaista ja poistaa tietosi. Ota yhteyttä hello@virtualhr.fi.
• Soveltuvuustesti on vapaaehtoinen. Sen tekemättä jättäminen ei sulje hakemustasi pois.

Rekrytoiva organisaatio — jonka työpaikkailmoituksen kautta olet hakenut — toimii henkilötietojesi rekisterinpitäjänä ja tekee kaikki rekrytointipäätökset.

Virtual HR tarjoaa tekniikan ja toimii rekisterinpitäjän lukuun tietojen käsittelijänä. Käsittelemme tietojasi vain siihen tarkoitukseen, johon rekrytoiva organisaatio on ne kerännyt.

Kysymyksissä ja tietopyynnöissä voit olla yhteydessä joko suoraan rekrytoivaan organisaatioon tai meihin osoitteella hello@virtualhr.fi.

Hakemuslomakkeen kautta keräämme:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Vapaamuotoinen saateteksti (jos annat sellaisen)
• CV-tiedosto (PDF, DOCX tai TXT — enintään 10 MB)
• AI-haastattelupuhelun äänitallenne ja siitä tehty tekstilitteraatio
• Soveltuvuustestin (enneagrammi-kortit) vastaukset, jos päätät suorittaa testin
• Hakemuslinkin lähdetiedot (UTM-parametrit, viittaava sivu) vain hakemuksen lähetyshetkellä — näitä ei tallenneta selaimeesi

Emme kysy suojattuja henkilötietoja (esim. terveystietoja, poliittista vakaumusta, uskonnollista taustaa) emmekä pyri johtamaan niitä hakemuksestasi.

Käytämme kahta erillistä tekoälypalvelua eri vaiheisiin. Kummatkin toimivat rajattuun tehtävään — ne eivät päätä mitään, vaan tuottavat rekrytoijalle pisteitä, perusteluja ja yhteenvetoja, joita ihminen katselmoi.

4.1 CV:n ja saatetekstin analyysi

Google Gemini 2.5 Flash -kielimalli lukee CV:n ja saatetekstin ja pisteyttää ne suhteessa rekrytoijan tälle työpaikalle määrittelemiin mitattaviin kriteereihin (esim. tietty työkokemus tai osaaminen). Rekrytoija on lukinnut kriteerit ennen hakemusten vastaanottoa, ja järjestelmä estää oletuksena kriteerit, jotka mainitsevat suojattuja ominaisuuksia (ikä, sukupuoli, alkuperä yms.). Kriteerin täyttymisen lisäksi malli tuottaa lyhyen perustelun, jonka rekrytoija näkee.

4.2 AI-haastattelu

Voit valita hakulomakkeella joko aloittavasi haastattelun heti selaimessa tai saavasi kertakäyttöisen linkin sähköpostiisi. Haastattelupuhelun hoitaa ElevenLabs Conversational AI -palvelu. Puhelu kestää tyypillisesti 5–10 minuuttia, ja haastattelija esittää muutaman kysymyksen roolista ja kokemuksestasi. Voit lopettaa puhelun milloin tahansa.

Sähköpostilinkki on voimassa 7 vuorokautta ja on kertakäyttöinen. Jos linkki vanhenee tai katoaa, voit pyytää uuden.

4.3 Haastattelun jälkiarviointi

Puhelun jälkeen sen tekstilitteraatio pisteytetään samoja rekrytoijan kriteereitä vasten Gemini-kielimallilla, joka tuottaa lyhyen yhteenvedon rekrytoijalle. Alkuperäinen tallenne ja litteraatio ovat rekrytoijan nähtävillä.

4.4 Vapaaehtoinen soveltuvuustesti

Haastattelun jälkeen sinulle voidaan tarjota lyhyt (~3 min) korttipohjainen soveltuvuustesti. Testi perustuu enneagrammi-viitekehykseen ja auttaa rekrytoijaa hahmottamaan työtapaasi ja motivaatiotasi. Tulos lasketaan deterministisesti — testin vastauksia ei syötetä tekoälyyn. Testi on täysin vapaaehtoinen; sen tekemättä jättäminen ei sulje hakemustasi pois eikä laske sen pisteitä.

4.5 Ihmisen päätös

Rekrytoija näkee hakemuksesi kokonaisuutena: alkuperäisen CV:n ja saatetekstin, haastattelun tallenteen ja litteraation, kaikki AI:n antamat pisteet ja perustelut sekä mahdollisen soveltuvuustestin tuloksen. Lopullisen palkkauspäätöksen tekee aina ihminen. Järjestelmä ei hylkää hakemustasi automaattisesti ilman rekrytoijan katselmusta.

• Sovellusalusta: verkkosovellus toimii Cloudflaren serverless-ympäristössä (Workers). Kaikki liikenne suojataan TLS-salauksella.
• Tietokanta ja tiedostot: hakemustiedot, litteraatiot ja pisteytykset tallennetaan hallinnoituun PostgreSQL-tietokantaan EU-alueella. CV-tiedostot ja puhelutallenteet tallennetaan yksityisiin tallennuskoreihin, joihin pääsee vain lyhytaikaisilla allekirjoitetuilla linkeillä.
• AI-palvelut: Gemini-mallikutsut välitetään Lovable AI Gatewayn kautta ja ElevenLabs-puhelut suoraan ElevenLabsin palveluun. Näille lähetetään vain tehtävään tarvittava aineisto — esimerkiksi CV-teksti kriteeriarviota varten tai haastattelun litteraatio pisteytystä varten — ei enempää tunnistetietoja kuin on välttämätöntä.
• Ei mallin koulutuskäyttöä: käyttämämme AI-palveluntarjoajat eivät käytä yritysasiakkaidensa API-kutsujen kautta lähetettyä sisältöä mallin koulutukseen. Emme myöskään me itse käytä hakemuksiasi mallien kouluttamiseen.

• Puhelun äänitallenne: enintään 30 vuorokautta, minkä jälkeen se poistetaan automaattisesti. Puhelun tekstilitteraatio ja siitä tehty pisteytys säilyvät hakemuksen mukana rekrytointipäätökseen asti.
• Hakemuksen muut tiedot (nimi, yhteystiedot, CV, saateteksti, pisteet) säilyvät rekrytointiprosessin ajan ja sen jälkeen enintään rekrytoivan organisaation oman säilytyspolitiikan mukaisesti (tyypillisesti korkeintaan 24 kuukautta hakuprosessin päättymisestä).
• Kertakäyttöiset haastattelulinkit: 7 vuorokautta lähetyshetkestä, tai kunnes linkkiä käytetään — kumpi tapahtuu ensin.
• Auditointiloki rekrytoijan tekemistä toimenpiteistä (esim. kriteerin lukitus, hakemuksen katselu) säilyy rekrytoivan organisaation vaatimusten mukaisen ajan.
• Voit pyytää tietojesi poistoa milloin tahansa lähettämällä pyynnön osoitteeseen hello@virtualhr.fi. Käsittelemme pyynnön yhdessä rekrytoivan organisaation kanssa.

Hakemuksesi on suojattu useilla tasoilla. Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Vain oikeat ihmiset näkevät hakemuksesi. Hakemuksesi näkyy vain sen rekrytoivan organisaation henkilöille, jolle olet hakenut — ei muille organisaatioille eikä muille hakijoille. Tämä on varmistettu tietokantatasolla, ei pelkästään käyttöliittymässä.
• Tiedot liikkuvat aina salattuna. Kaikki tieto — hakemuslomake, CV, haastattelupuhelu — kulkee salattuna selaimesi ja palveluidemme välillä. Kukaan välissä oleva ei voi lukea niitä.
• CV:si ja puhelutallenteesi eivät ole julkisia. Niitä ei voi löytää hakukoneilla eikä avata suoralla linkillä. Jokainen katselu vaatii erillisen, lyhytaikaisen ja henkilökohtaisen pääsyoikeuden.
• Rekrytoijan tekemät toimenpiteet kirjataan. Kun rekrytoija katsoo hakemustasi tai muuttaa arviointikriteereitä, siitä jää jälki. Näin varmistetaan että prosessi on jäljitettävissä.

Kerromme mieluummin konkreettisesti mitä olemme tehneet kuin nojaamme sertifikaatteihin. Jos sinulla on kysyttävää tietoturvasta tai haluat tietää lisää käytännöistämme, ota yhteyttä osoitteeseen hello@virtualhr.fi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla sinulla on oikeus:

• saada tietää mitä tietoja sinusta käsitellään ja saada niistä kopio,
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua,
• pyytää tietojesi poistoa,
• pyytää käsittelyn rajoittamista,
• vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa,
• saada tietosi siirrettyä toiseen palveluun koneluettavassa muodossa,
• peruuttaa antamasi suostumus — peruutus ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.

Tietopyynnöt: hello@virtualhr.fi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto).

Lähettäessäsi hakemuksen annat suostumuksen siihen, että:

• hakemustasi käsitellään AI-avusteisesti tässä sivussa kuvatulla tavalla,
• AI-haastattelupuhelu tallennetaan äänitiedostona ja litteroidaan tekstiksi (tallenne säilyy enintään 30 vrk),
• sinuun voidaan olla yhteydessä sähköpostitse hakuprosessin aikana (esim. haastattelulinkki, päätös).

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa; peruutuksen jälkeen hakemuksesi käsittely päättyy, mutta jo tehdyt käsittelytoimet pysyvät voimassa.

• Ei tee palkkauspäätöksiä. AI tuottaa pisteitä ja yhteenvetoja; ihminen valitsee.
• Ei hylkää hakemustasi automaattisesti ilman rekrytoijan katselmusta.
• Ei käytä hakemustasi mallin koulutukseen.
• Ei myy tai vuokraa tietojasi kolmansille osapuolille.
• Ei jaa hakemustasi muihin rekrytointiprosesseihin — kukin hakemus on sidottu siihen työpaikkaan, johon haet.
• Ei pyri päättelemään suojattuja ominaisuuksia (ikä, sukupuoli, alkuperä, terveys, vakaumus). Kriteerit, jotka sisältävät tällaisia signaaleja, on estetty järjestelmässä.

Voimme päivittää näitä ehtoja esimerkiksi kun otamme käyttöön uusia ominaisuuksia. Tämän sivun ylälaidassa näet aina viimeisimmän päivityspäivämäärän. Merkittävistä muutoksista pyrimme tiedottamaan sähköpostitse niille hakijoille, joilla on aktiivinen hakemus.

Yhteydenotot ehtoihin liittyen: hello@virtualhr.fi.